Emploi Office Manager (F/H)

Mission

Véritable pilier du fonctionnement quotidien de l’agence, l’Office Manager assure la gestion des services généraux, l’accueil et la coordination administrative du site. Il/elle contribue à la qualité de vie au travail, au respect des obligations sécurité/conformité et apporte un support opérationnel aux équipes business et management.

Activités :

1. Gestion des moyens généraux et de l’environnement de travail

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Piloter les relations avec les prestataires du site (ménage, maintenance, sécurité, etc.)
• Suivre les incidents et demandes liés aux locaux
• Organiser et optimiser les espaces de travail (bureaux, salles de réunion, espaces communs)
• Gérer les commandes et le suivi des fournitures
• Assurer l’interface avec les services généraux centraux

2. Accueil et support logistique

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes
• Gérer les badges d’accès et les registres visiteurs
• Coordonner les livraisons et réceptions de colis
• Organiser le support logistique lors des formations, audits, réunions clients ou événements internes
• Veiller à la qualité de l’expérience d’accueil sur site

3. Sécurité, conformité et environnement de travail

• Constituer et suivre les dossiers d’habilitation des collaborateurs
• Gérer les plans de prévention internes et clients
• Assurer le suivi des accès aux sites clients
• Superviser le suivi des équipements de protection individuelle (EPI)
• Mettre à jour les registres sécurité et les affichages réglementaires
• Participer à l’organisation des formations santé et sécurité au travail
• Contribuer à la prévention et au suivi de la sécurité incendie
• Participer à la mise en œuvre des actions RSE au sein du site

4. Animation de la vie d’agence et expérience collaborateur

• Organiser les événements internes et temps conviviaux
• Participer à la communication interne locale
• Assurer l’accueil et l’onboarding administratif/logistique des nouveaux collaborateurs
• Mettre en œuvre des actions favorisant la qualité de vie au travail (QVT)

5. Support business et opérations

• Participer à la mise en forme de supports commerciaux et de présentations
• Apporter un support administratif dans le cadre des appels d’offres
• Produire et consolider des reportings et tableaux de bord pour les managers
• Coordonner la mise à disposition des équipements informatiques et téléphoniques lors des démarrages de mission

Compétences comportementales

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Sens du service et bon relationnel
• Polyvalence et autonomie
• Rigueur administrative et sens de la confidentialité
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
• Dynamisme et proactivité
• Esprit d’équipe
• Sens pratique et réactivité
• Capacité d’adaptation
• Orientation solutions