Ce que vous saurez faire
Le chargé d'accueil et administratif :
- contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise.
- est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes.
- participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information.
- travaille de manière autonome dans la prise en charge des interactions courantes et des tâches administratives, dans le respect des procédures établies.
- dispose d'une marge de manœuvre pour résoudre des situations délicates ou conflictuelles dans les limites définies par sa hiérarchie.
- est responsable de la protection des informations transmises, avec une attention particulière à la confidentialité, conformément aux consignes et procédures de la structure.
- doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis.
Activités visées :
En front office, il :
- assure l'accueil physique et téléphonique,
- identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents, contrôle l'accès à la structure, et traite les flux d'information entrants et sortants.
- gère simultanément l'accueil des visiteurs, les appels téléphoniques et les informations reçues par divers canaux.
- enregistre également les informations dans les systèmes d'informations de la structure, garantissant la traçabilité des interactions.
En back office, il :
- prend en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers.
- constitue et vérifie la conformité de dossiers, gère les demandes et commandes, assure leur suivi, et si nécessaire effectue les relances.
- traite les réclamations et litiges de premier niveau, propose des solutions adaptées tout en respectant les procédures internes de la structure.
Le déroulé, étape par étape
- 01CCP n°1 – Assurer les activités d'accueil d'une structure
- 02Compétences :
- 03Assurer l'accueil physique et téléphonique
- 04Gérer des situations complexes à l'accueil
- 05Traiter les flux d'information internes et externes
- 06CCP n°2 – Gérer les activités administratives d'une structure
- 07Compétences :
- 08Prendre en charge les activités administratives courantes
- 09Assurer le traitement administratif des dossiers
- 10Traiter les réclamations courantes
À la fin de la formation
Obtention de la certification.
Les modalités d'évaluation :
Mise en situation professionnelle : 02 h 25 min
La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive :
1ère partie : mise en situation écrite (durée 1 h 45) : À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. A partir d'une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l'attention d'un destinataire cible.
2ème partie : mise en situation orale (durée 40 minutes dont 10 minutes de préparation) : À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 30 minutes pour :
- accueillir un visiteur et un collaborateur,
- traiter deux appels téléphoniques,
- rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d'accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié.
Entretien technique : 00 h 10 min
Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l'accueil ».
Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min
Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers".
Entretien final : 00 h 15 min
Y compris le temps d'échange avec le candidat sur le dossier professionnel. Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits.
Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 03 h 00 min
Selon l’organisme
Formation encadrée par des professionnels du domaine en relation directe avec l'équipe pédagogique de l'IESA. Intégration et suivi de chaque élève en formation.
Où se déroule la formation
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Texte rédigé par l’organisme de formation. Source : « Moncompteformation – L’offre de formation », Caisse des Dépôts et DGEFP, données ouvertes sous Licence Ouverte 2.0, mise à jour du 06/10/2026. WorkDispo n’est pas affilié à Mon Compte Formation.