Ce que vous saurez faire
Le chargé d'accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale. Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative). En front office, il assure l'accueil physique et téléphonique, identifie les besoins des interlocuteurs, les informe et les oriente vers les services compétents, contrôle l'accès à la structure, et traite les flux d'information entrants et sortants. Il gère simultanément l'accueil des visiteurs, les appels téléphoniques et les informations reçues par divers canaux. Il enregistre également les informations dans les systèmes d'informations de la structure, garantissant la traçabilité des interactions. En back office, il prend en charge divers travaux administratifs comme la production d'écrits professionnels, la gestion des rendez-vous et la planification des réunions, la numérisation, le classement et l'archivage des dossiers. Il constitue et vérifie la conformité de dossiers, gère les demandes et commandes, assure leur suivi, et si nécessaire effectue les relances. Il traite, également, les réclamations et litiges de premier niveau, propose des solutions adaptées tout en respectant les procédures internes de la structure. Le chargé d'accueil et de gestion administrative intervient dans un environnement multitâche, allant de l'accueil des visiteurs à la gestion de dossiers. Il travaille de manière autonome dans la prise en charge des interactions courantes et des tâches administratives, dans le respect des procédures établies. Il dispose d'une marge de manœuvre pour résoudre des situations délicates ou conflictuelles dans les limites définies par sa hiérarchie. Il est responsable de la protection des informations transmises, avec une attention particulière à la confidentialité, conformément aux consignes et procédures de la structure. Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis. Le chargé d'accueil et de gestion administrative interagit avec une diversité d'interlocuteurs internes (collaborateurs, hiérarchie, services connexes) et externes (visiteurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux).
Le déroulé, étape par étape
La formation, d'une durée maximale de 725 heures, comprend 550 h max en centre de formation et5semaines de stage en entreprise(175.h environ).Construite à partir du Référentiel Emploi Activités Compétences (REAC), elle permet une acquisition progressive des compétences professionnelles par alternance d'apports théoriques, mises en situation professionnelles, études de cas, simulations, travaux sur logiciels métiers et période de stage en entreprise. Le Titre Professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative est une certification professionnelle qui prépare à assurer l'accueil des publics, la gestion administrative courante et le soutien au fonctionnement d'une organisation. La formation est généralement organisée en plusieurs phases.
Phase 1 : Assurer les activités d'accueil d'une structure ( de 165h à 179h)
Techniques d'accueil physique et téléphonique.
Communication professionnelle et relation client.
Gestion des demandes et orientation des visiteurs.
Gestion des situations difficiles ou conflictuelles.
Utilisation d'outils numériques de communication (messagerie, agenda, standard téléphonique).
Respect des règles de confidentialité et de l'image de l'entreprise
Accueillir les visiteurs avec professionnalisme.
Identifier les besoins et apporter une réponse adaptée.
Transmettre les informations de manière claire et efficace.
Réaliser les principales tâches administratives nécessaires au fonctionnement d'un service.
Rédaction de courriers, notes et comptes rendus.
Classement et archivage papier et numérique.
Gestion des dossiers administratifs.
Saisie et mise à jour de bases de données.
Utilisation des logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Gestion du courrier entrant et sortant
Produire des documents administratifs conformes.
Phase 2: Gérer les activités administratives d'une structure ( de 357h à 371h)
Gestion des plannings et agendas.
Organisation de réunions et d'événements.
Réservation de salles, déplacements et hébergements.
Suivi des fournitures et des commandes.
Gestion documentaire.
Coordination avec les différents services.
Organiser les activités administratives.
Planifier et suivre les actions.
Assurer le bon fonctionnement logistique d'un service.
Cette durée comprend environ 35h de préparation à l'épreuve finale (épreuve écrite, entretien technique, dossier professionnel et oral final) ainsi que 11h consacrées aux évaluations par compétences, aux bilans intermédiaires et au bilan final.
Tout au long du parcours, des jalons d'évaluation permettent de mesurer la progression de chaque compétence et l'utilisation professionnelle des outils. Les résultats sont consignés dans le Livret d'Evaluation en Cours de Formation(ECF) et servent à adapter les apprentissages. Des entretiens individuels réguliers avec le formateur permettent de réévaluer en permanence les objectifs de la formation, de mettre en oeuvre des actions de remédiation le cas échéant et de sécuriser le parcours.
À la fin de la formation
À l'issue de la formation, le titulaire sera capable d'exercer un métier dans le domaine du secrétariat administratif, accueil et ce, au vu des compétences acquises en formation et certifiées par le Titre Professionnel de Niveau 4-délivré par le Ministère du Travail- validité du Titre Professionnel .La formation vise l'obtention du Titre professionnel du niveau 4 (bac) Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative; le titre est composé de 2 blocs compétences (CCP) capitalisables : chaque bloc validé est acquis
Conditions préalables à l'examen :
Le stagiaire doit avoir suivi l'intégralité de la formation et justifier de 175h maxi de pratique en situation réelle en entreprise (attestations employeur ou tuteur obligatoires)un dossier professionnel (DP) pour l'oral (dépôt au centre d'examen max 48h avant l'écrit)
Concernant le coût de la certification : aucun coût pédagogique supplémentaire n'est à prévoir pour se présenter à la certification complète ou par blocs compétences ( session partielle)
Mise en situation professionnelle : 00 h 50 min
Mise en situation orale (durée 40 min dont 10 min de préparation)
La mise en situation professionnelle se déroule dans le contexte d'une structure fictive.
A partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis 40 minutes pour :
- accueillir un visiteur et un collaborateur,
- traiter deux appels téléphoniques,
- rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d'accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié,
- traiter le flux d'information réceptionné sur la boîte mail.
A partir d'une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l'attention d'un destinataire cible.
Entretien technique : 00 h 15 min
L'entretien technique permet au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix.
Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l'accueil ».
Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 01 h 05 min
Mise en situation professionnelle : 01 h 30 min
La mise en situation professionnelle est une étude de cas écrite se déroulant dans le contexte d'une structure fictive.
À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers, dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés.
Entretien technique : 00 h 10 min
L'entretien technique permet au candidat de présenter ses travaux et d'argumenter ses choix.
Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min
Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers".
Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 01 h 50 min
Les Centres ESCCOM de Nice et Cannes sont centres certificateurs
Selon l’organisme
Titre professionnel de niveau 4, reconnu par les professionnels
Accès direct aux métiers de l'accueil et de l'administratif
Formation individualisée à visée professionnelle tout au long du parcours de formation
Où se déroule la formation
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Cette formation figure au catalogue Mon Compte Formation : elle est éligible au CPF. Vos droits, cumulés en euros, se consultent et s’utilisent sur le site officiel.
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Texte rédigé par l’organisme de formation. Source : « Moncompteformation – L’offre de formation », Caisse des Dépôts et DGEFP, données ouvertes sous Licence Ouverte 2.0, mise à jour du 06/10/2026. WorkDispo n’est pas affilié à Mon Compte Formation.