AVANT LA FORMATION

Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.

Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.  

Introduction à Office 365 Vue d'ensemble d'Office 365, de son écosystème et de l'interface utilisateur.

Se repérer dans l'interface d'Office 365 Navigation et personnalisation de l'espace de travail.

Gestion des paramètres utilisateurs et de la sécurité.  

Utilisation de Teams pour la collaboration Création, gestion des équipes et des canaux, et utilisation des fonctionnalités de communication.

Collaboration avec OneDrive et SharePoint Gestion des fichiers sur OneDrive et création de sites SharePoint pour la collaboration d'équipe.

Travailler ensemble avec Word, Excel, et PowerPoint Online Coédition en temps réel, utilisation des commentaires et suivi des modifications pour les documents collaboratifs.

FIN DE LA FORMATION

Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.

AccueilL'organisation

Le comportement 

ArchivageLes connaissances nécessaires

Les obstacles

Le rôle de l'assistante 

ClassementLa nouvelle donne

Ce qu'il faut faire avant toute réorganisation

Le classement papier

S'impliquer dans le processus de classement électronique 

Comptes rendusPhase 1 – La préparation

Phase 2 - La réunion

Phase 3 – La suite de réunion

Relecture et mise en page du compte rendu

La diffusion rapide et le développement durable 

Courrier et messagerieTraitement du courrier à l'arrivée

Traitement du courrier papier au départ

Traitement du courrier électronique

Production de documents qualitatifs

Bien rédiger un mail 

DocumentationEffectuer l'inventaire

Connaître les attentes des utilisateurs

Lecture pour un tiers

Diffusion des informations

Les sources d'information

Sécuriser les informations sensibles 

Efficacité collectiveOptimiser le travail d'équipe entre les assistantes

Comprendre une situation donnée

Passer un contrat win/win avec les managers 

OrganisationOptimiser le temps de travail

L'esprit GPS

Bien gérer les agendas

Utiliser le gestionnaire de tâches

Le « shuttle mail »

Mettre en place un manuel de poste

Aménager son espace de travail

Le système de messagerie 

Réunions

Agir de manière réfléchie

Bien suivre la liste de contrôle

Bien organiser la journée

Prise en charge du suivi

Les réunions à distance 

Téléphoner

Communiquer par téléphone : 5 erreurs à ne pas commettre

Organisation 4 principes de base

Maîtrise de l'anglais : 7 phrases à connaître Voyages

Préparation du voyage

Tout vérifi er en amont

Effectuer un suivi du retour 

Les clés du succèsLa vivacité d'esprit

L'entretien et le développement des compétences

S'impliquer dans des projets

Optimiser son expérience

Connaître sa valeur sur le marché du travail

AVANT LA FORMATION

Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.

Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.  

Jour 1 : Découverte et maîtrise des outils essentiels d'Office 365

Matin : Introduction à l'environnement Office 365

Présentation générale :   Comprendre le fonctionnement d'Office 365 en mode cloud.  

  Accéder aux outils via le portail Office 365 (web et applications).   Gestion des comptes et paramètres :   Configuration de son profil utilisateur.  

  Paramètres de sécurité et gestion des mots de passe.   Focus sur OneDrive :   Stocker, organiser et partager des fichiers en toute sécurité.  

  Synchronisation locale et cloud.  

  Collaboration en temps réel sur des fichiers stockés dans OneDrive.  

  Récupération des versions précédentes d'un fichier.    

Après-midi : Utilisation approfondie de Teams

Introduction à Microsoft Teams :   Découvrir l'interface et les fonctionnalités principales.  

  Créer et gérer des équipes et des canaux.   Conseils pour la gestion des groupes :   Structurer les équipes selon les besoins de l'entreprise.  

  Gérer les permissions et les accès dans Teams.   Gestion des appels téléphoniques :   Configurer et utiliser Teams comme outil de téléphonie.  

  Passer et recevoir des appels.  

  Organiser et gérer des appels de groupe.   Atelier pratique :   Simulation de création d'équipes, organisation des canaux et gestion des appels téléphoniques.  

Jour 2 : Collaboration avancée et gestion des documents

Matin : Collaboration et gestion des documents

Word, Excel et PowerPoint :   Collaboration en temps réel sur des documents.  

  Suivi des modifications apportées par plusieurs utilisateurs.  

  Gestion des versions : restaurer ou comparer des versions précédentes.   OneDrive et SharePoint :   Utilisation d'un espace collaboratif existant via SharePoint.  

  Rechercher et gérer des fichiers partagés dans une bibliothèque de documents.  

  Collaboration en temps réel avec suivi des modifications et gestion des versions.    

Après-midi : Utilisation avancée de Teams pour la communication

Optimisation de Teams comme canal de communication principal :   Structurer les communications internes avec Teams (messages, fichiers, réunions).  

  Conseils pour une utilisation efficace des chats et des canaux.   Gestion des réunions et visioconférences :   Planifier, organiser et animer des réunions.  

  Partager des fichiers et collaborer en temps réel pendant les réunions.    

FIN DE LA FORMATION

Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.

1. Découvrir PowerPoint a. Découvrir les différentes versions de PowerPoint

b. Créer une nouvelle présentation

c. Enregistrer et rouvrir une présentation

d. Accéder à ses présentations n'importe où grâce à OneDrive

e. Appréhender l'espace de travail

f. Ajouter des diapositives

g. Ajouter une zone de texte

h. Mettre le texte en forme

i. Créer une liste

j. Utiliser les styles rapides

2. Travailler avec les formes a. Insérer une forme

b. Personnaliser une forme

c. Ajouter un effet sur une forme

d. Ajouter du texte à une forme

e. Effectuer une mise en forme avancée

3. Utiliser les tableaux a. S'initier aux tableaux

b. Modifier un tableau

c. Gérer les éléments d'un tableau

d. Personnaliser un tableau

e. Insérer une feuille de calcul Excel

4. Tirer parti des images a. Insérer une image

b. Personnaliser une image

c. Retoucher une image

d. Supprimer l'arrière-plan d'une image

e. Rogner une image

5. Exploiter les graphiques a. Insérer un graphique

b. Choisir les éléments d'un graphique

c. Modifier les données d'un graphique

d. Personnaliser un graphique

6. Insérer des objets graphiques a. Insérer un objet SmartArt

b. Personnaliser un objet SmartArt

c. Utiliser d'autres objets

d. Positionner les objets

e. Organiser les objets

f. Grouper et dégrouper des objets

7. Créer des transitions et des animations a. Rendre une présentation plus dynamique

b. Paramétrer une transition

c. Paramétrer une animation

8. Faire des présentations a. Utiliser les notes

b. Lancer un diaporama

c. Utiliser le mode Présentateur

9. Réviser et collaborer a. S'initier aux outils de création

b. Corriger l'orthographe

c. Travailler à plusieurs avec Office 365

d. Gérer les commentaires

e. Protéger la présentation

AVANT LA FORMATION

Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.

Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.   Matin : Approfondir les Fonctions Avancées de SharePoint Personnalisation des bibliothèques et listes : structurer efficacement les données.

Gestion des permissions et contrôle d'accès avancé.

Automatisation des processus avec Power Automate intégré à SharePoint.

Création et gestion des sites d'équipe et communication.

Utilisation des fonctionnalités de recherche avancée pour gagner en productivité. Après-midi : Exploiter Teams pour une Collaboration Optimale Organisation des équipes et des canaux : structuration et bonnes pratiques.

Intégration avancée de SharePoint dans Teams : partage et gestion des fichiers.

Utilisation des applications tierces et connecteurs pour enrichir Teams.

Gestion des réunions et événements : outils collaboratifs et astuces.

Résolution des problèmes courants et optimisation des performances.  

Synergie entre SharePoint, Teams  Optimisation de la collaboration grâce à l'interconnexion des outils.

Exercices pratiques pour appliquer les compétences acquises.  

Questions/réponses et consolidation des acquis Échange autour des cas pratiques rencontrés par les participants.

Astuces pour améliorer la productivité et la collaboration.  

FIN DE LA FORMATION

Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.

AVANT LA FORMATION

Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.

Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.   Matin : Découverte et prise en main des outils Introduction à l'écosystème Microsoft 365 Présentation de SharePoint, Teams et Outlook : leurs rôles et complémentarités.

Comparaison avec d'autres outils collaboratifs (ex. : Google Workspace).  

Découverte de SharePoint Navigation dans l'interface SharePoint : bibliothèques, dossiers et fichiers.

Collaboration en temps réel sur des documents.

Gestion des autorisations et partage sécurisé de fichiers.  

Premiers pas avec Outlook Organisation et gestion de la boîte mail : tri, catégories et recherche avancée.

Planification de réunions via le calendrier Outlook.

Synchronisation des tâches et intégration avec Teams. Après-midi : Collaboration et mise en pratique Utilisation de Microsoft Teams pour la communication et le travail d'équipe Création et gestion d'équipes et de canaux.

Communication : messagerie instantanée, appels audio/vidéo et partage d'écran.

Organisation et participation à des réunions Teams.  

Synergie entre SharePoint, Teams et Outlook Intégration de SharePoint dans Teams : gestion des fichiers partagés.

Optimisation de la collaboration grâce à l'interconnexion des outils.

Exercices pratiques pour appliquer les compétences acquises.  

Questions/réponses et consolidation des acquis Échange autour des cas pratiques rencontrés par les participants.

Astuces pour améliorer la productivité et la collaboration.  

FIN DE LA FORMATION

Débrief de la formation avec le formateur pour consolider vos connaissances.