Le seuil de rentabilité d’une session de formation, c’est le nombre de stagiaires à partir duquel ce que paient les stagiaires couvre ce que coûte la session. Le simulateur ci-dessous le calcule à partir du prix par stagiaire, de la durée, du coût du formateur, de la salle et des autres frais.
Repère : une session de 3 jours vendue 1 490 € par stagiaire, avec un formateur à 600 € et une salle à 200 € par jour, plus 300 € de frais, coûte 2 700 €. Elle est rentable dès 2 stagiaires, et rapporte 12 200 € si ses 10 places sont prises.
Calculez le seuil de votre session
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Coût de la session = (formateur + salle) × jours + autres frais fixes. Seuil = coût ÷ prix par stagiaire, arrondi au stagiaire supérieur. Marge si la session est pleine = prix × places − coût. Les montants sont hors taxes ; les charges de structure (loyer, salaires administratifs, outils) ne sont pas comptées.
Pour vos vraies sessions, l’espace organisme WorkDispo calcule tout seul le coût de chaque session avec vos formateurs et vos salles, le montant des inscriptions, la marge et le remplissage, en plus des inscriptions, de l’émargement, des documents, du BPF et de la grille Qualiopi.
Créer mon espace organismeRésultats indicatifs, pour préparer une décision. Ils ne remplacent pas votre comptabilité.
Comment se calcule le seuil
Trois lignes suffisent :
- coût de la session = (formateur par jour + salle par jour) × nombre de jours + autres frais fixes ;
- seuil = coût de la session ÷ prix par stagiaire, arrondi au stagiaire supérieur ;
- marge si la session est pleine = prix par stagiaire × nombre de places − coût de la session.
Chaque stagiaire au-delà du seuil ajoute son prix à la marge, tant que le formateur et la salle ne changent pas. Les frais qui dépendent du nombre de stagiaires, comme les supports imprimés ou les repas, se comptent à part : ajoutez-les au prix de revient de chaque stagiaire, ou à vos frais fixes pour un groupe complet.
Fixer le nombre minimum de stagiaires
Le seuil aide à décider avant chaque session :
- le nombre minimum de stagiaires en dessous duquel vous reportez la session ;
- la date à laquelle vous la confirmez, pour laisser le temps aux stagiaires et aux financeurs de s’organiser ;
- le prix d’une session intra-entreprise, vendue au groupe : elle doit couvrir au moins le coût de la session.
Un seuil proche du nombre de places est un signal : la session ne gagne de l’argent que si elle est presque pleine. Revoyez alors le prix, la durée, le coût de la salle ou la taille du groupe.
Ce que le simulateur ne compte pas
- Les charges de structure de l’organisme : loyer, salaires de l’équipe administrative, logiciels, assurance, certification Qualiopi.
- La TVA : saisissez des montants hors taxes. Beaucoup de formations professionnelles en sont exonérées, mais pas toutes.
- Les délais de paiement des financeurs, les annulations et les abandons en cours de formation.
- Le temps de préparation des supports et de vente de la session.
Pour décider d’un prix ou d’un investissement, faites vérifier le calcul par votre expert-comptable.
