Finançable CPF
Pré-Graduate Secrétaire assistant en cabinet juridique

Assistance à la direction d'un cabinet juridique

S'approprier un environnement d'entreprise

• Les valeurs et la culture de l'entreprise
• L'importance du collaboratif
• L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
• Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise

Produire des écrits professionnels

• Les bonnes pratiques des écrits pro
• Les normes typographiques
• Les écrits interactifs : rédiger une lettre, un mail
• La rédaction d'un rapport
• Le compte rendu
• La rédaction d'un compte rendu de kickoff
• Les écrits informatifs : la note de synthèse
• Les écrits informatifs : la note de service
• Les logiques de structuration des écrits professionnels
• Les différents registres de langue
• La lecture rapide et efficace
• La prise de notes manuelle
• La prise de notes digitale
• Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
• Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
• Les stratégies rédactionnelles et argumentatives

Rédiger un document juridique

• La rédaction des documents pour un avocat
• La rédaction des documents pour un huissier
• La rédaction des documents pour un magistrat
• La rédaction des documents pour un Notaire
• Les éléments d'un document juridique
• Les bonnes pratiques de la rédaction de documents juridiques

Utiliser des documents génériques

• L'utilisation des documents génériques
• Les systèmes de gestion de documents en ligne 
• L'optimisation de l'utilisation des documents génériques
• La mise à jour des éléments génériques

Définir les modalités d'utilisation d'un document

• Les différentes modalités d'utilisation d'un document
• La rédaction d'un process

Référencer un document

• Le référencement d'un document
• La mise en place une nomenclature personnalisée

Traiter et gérer des mails

• Introduction à l'importance de gérer des mails
• Les différents types de mails à rédiger
• Les bonnes pratiques en rédaction de mail
• L'importance des tournures de phrases dans une communication
• Les bonnes techniques de rédaction de mail
• Les mails formels
• Les mails informels
• L'organisation des mails reçus
• Le traitement des mails reçus

Rédiger un contrat de prestation de service

• Introduction aux contrats de prestation de service
• Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service ?
• Comment rédiger un contrat de prestation de service ?
• Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
• Présentation de Docusign

Editer une Facture

• Introduction aux factures
• Les différentes normes à respecter pour une facture
• Les notions HT et TTC lors des tarifications
• La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques

Identifier les informations à communiquer

• Introduction: l'importance de la communication par écrit
• L'identification des informations nécessaires à l'équipe
• L'anticipation des besoins d'information
• La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
• Les sources extérieures d'information
• L'identification des sources autorisées et fiables
• Les interlocuteurs externes sources d'information
• Les différents types de ressources et leur codification
• La terminologie inhérente à chaque type de ressources
• L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
• Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
• La synthèse des informations
• Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment

Traiter l'information

• Le bon traitement de l'information
• Les méthodologies des traitement de l'information
• Les outils de gestion des mails
• L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
• Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
• L'utilisation de la messagerie Gmail de Google

Construire un support de communication

• Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
• Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
• Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
• Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication

Cartographier les acteurs et le circuit de l'information

• Les acteurs internes du circuit de l'information
• Les niveaux d'accès à l'information
• Le circuit de l'information

Diffuser l'information

• La diffusion des informations
• Les principes directeurs de la communication interne
• L'environnement informatique de gestion de l'information
• Les outils de diffusion de l'information
• Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
• L'utilisation des outils de partage de l'information

Tracer les informations

• Introduction au suivi des informations
• Diffuser de l'information - Interface graphique
• Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
• Le RGPD
• La qualité
• Réglementation et déontologie
• Gestion documentaire et sources d'information
• Le suivi des documents
• Le classement
• Le traitement du courrier
• Le suivi des mails
• Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures

Conserver les informations

• Introduction : La conservation des données
• Le stockage et la sauvegarde de données
• L'archivage des données pour garder une valeur juridique

Accueillir un visiteur

• L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
• L'accueil physique
• L'importance d'un premier échange
• Bien recevoir un visiteur
• Personnaliser l'accueil
• Chercher à améliorer son accueil client
• Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
• La compréhension de la demande
• Les techniques de communication
• Les techniques de reformulation
• L'accueil téléphonique
• Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
• La posture professionnelle et éthique
• La bientraitance
• Désamorcer une situation conflictuelle
• Le secret et la discrétion professionnels
• Les plans d'urgence

Transmettre des informations oralement

• Introduction à l'importance de la prise de parole
• Comprendre comment et quand parler
• Parler sans être intimidé

Planifier les activités de l'équipe

• Introduction à la planification des éléments
• L'ordonnancement des tâches
• Comment planifier de manière optimale
• Plannings et outils de planification
• Construction d'un planning
• Les méthodes de planification traditionnelles
• Les méthodes de planification digitales
• Découverte et utilisation du Calendrier Google
• Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
• Découverte et utilisation du Calendrier Windows
• Découverte et utilisation du Calendrier macOS
• Les points de vigilance de la planification

Optimiser et organiser les activités de l'équipe

• Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
• La gestion du temps
• Organiser les journées de ses managers
• Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle ?
• Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale ?

S'organiser en équipe avec Trello

• L'application Trello
• Création du compte
• Découverte de l'interface
• Découvrir le contenu d'un projet
• Les membres
• Les équipes
• Les tableaux
• Les listes
• Les cartes
• Les checklists
• Les utilitaires
• Les Power-Ups

Faire de la veille juridique

• Introduction : la notion de veille juridique  
• Les outils de veille juridique 
• Présentation de Feedly
• Les principaux sites d'actualité juridique 
• Les différents flux juridiques officiels 
• Comment faire de la veille juridique 
• Les outils pour une veille juridique efficace 

Analyser et comprendre le droit

• Introduction : les notions juridiques 
• Glossaire des différentes notions juridiques 
• Les catégorisation des notions juridiques

Suivi des opérations administratives et des ressources humaines

Gérer les achats

• Introduction : l'importance de gérer ses achats
• Le lexique de la gestion des achats
• Connaître son portefeuille d'achat
• Connaître et comprendre les budgétisations
• Les principales nécessités d'achat en agence de communication
• Optimiser ses commandes
• Effectuer un contrôle des achats
• Contrôler et maîtriser le risque
• Comprendre les principes de rentabilité comptable
• Comprendre les principes de rentabilité fiscale

Gérer l'administration des ventes

• Introduction : la gestion de l'administration des ventes
• Le lexique de la gestion des ventes
• Rédiger une proposition commerciale
• Gérer et maîtriser un devis
• Que contient une facture et comment la créer ?
• Gérer et maîtriser une facture
• Assister aux rendez-vous commerciaux
• Les fondamentaux du droit commercial
• Qu'est-ce qu'un CRM
• Apprendre à utiliser un CRM
• Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes

Répondre aux attentes des clients

• Introduction à l'importance des clients
• Bien comprendre les demandes d'un client
• L'organisation de la prospection clientèle
• La détection, analyse et suivi des appels d'offres
• La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
• Accueil, information et conseils
• Communication pour développer la relation client
• Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
• Traiter les demandes des clients au téléphone
• Traiter les demandes des clients par mail
• Traiter les demandes des clients en présentiel
• L'écoute active
• La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
• La validation de la solution proposée au client
• Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client

Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel

• Prise en main d'Excel
• L'interface
• Mise en forme
• Copier-Coller
• Formules
• Gérer la feuille
• Graphique
• Tri Excel
• Tableaux
• Tableaux Croisés Dynamiques
• Outils d'analyse
• Collaboration

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité

• La mise en oeuvre des tableaux de bord
• La construction d'un tableau de bord opérationnel

Gérer le volet administratif des collaborateur

• L'organisation de la fonction RH
• Les défis de la fonction RH
• La mise en place et la communication des procédures RH
• Le lexique des ressources humaines
• Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
• Organisation et suivi des dossiers du personnel
• Gestion du temps de travail, des absences et des congés
• Produire des DPAE
• Produire des Soldes de tout compte
• Suivre la gestion des DSN et des paies
• Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
• Réaliser un document de suivi de mission
• Organiser les entretiens de fin d'année
• Favoriser l'expérience collaborateur

Gérer l'activité juridique

• L'activité juridique ciblé sur le droit des sociétés 
• Les assemblées générales ordinaires de sociétés
• L'assemblée générale extraordinaire
• Les procès-verbaux des AG 
• Les documents et actes juridiques sous Microsoft Word 
• Les documents et actes juridiques sous Google Docs
• Les documents et actes juridiques sous Open Office Writer
• Les options fondamentales pour les traitements de texte
• L'utilisation de matrices de documents 
• La facturation en cabinet juridique 
• La facturation dans un cabinet d'avocat
• La facturation en étude d'huissier et en cabinet d'expertise comptable 
• Le suivi de la facturation et le recouvrement 
• La gestion juridique sociale et fiscale de l'entreprise