Finançable CPF
Pré-Graduate Secrétaire Assistant - 100% financé par France Travail

Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités

S'approprier un environnement d'entreprise

• Les valeurs et la culture de l'entreprise
• L'importance du collaboratif
• L'organigramme de l'équipe : intitulés, rôles, fonctions et missions
• Enjeux, fonctions et caractéristiques des écrits dans l’entreprise

Produire des écrits professionnels

• Les bonnes pratiques des écrits pro
• Les normes typographiques
• Les écrits interactifs : rédiger une lettre
• Les écrits interactifs : rédiger un mail
• La rédaction d'un rapport
• Le compte rendu
• La rédaction d'un compte rendu de kickoff
• Les écrits informatifs : la note de synthèse
• Les écrits informatifs : la note de service
• Les logiques de structuration des écrits professionnels
• Les différents registres de langue
• La lecture rapide et efficace
• La prise de notes manuelle
• La prise de notes digitale
• Les stratégies d’amélioration pour le traitement des textes
• Les règles orthographiques, grammaticales, lexicales et de conjugaison
• Les stratégies rédactionnelles et argumentatives
• Produire des écrits professionnel

Traiter et gérer des mails

• Introduction à l'importance de gérer des mails
• Les différents types de mails à rédiger
• Les bonnes pratiques en rédaction de mail
• L'importance des tournures de phrases dans une communication
• Les bonnes techniques de rédaction de mail
• Les mails formels
• Les mails informels
• L'organisation des mails reçus
• Le traitement des mails reçus

Rédiger un contrat de prestation de service

• Introduction aux contrats de prestation de service
• Quelles sont les différentes clauses d'un contrat de service
• Comment rédiger un contrat de prestation de service
• Les différentes méthodes d'envoi d'un contrat de prestation de service
• Présentation de Docusign

Editer une Facture

• Introduction aux factures
• Les différentes normes à respecter pour une facture
• Les notions HT et TTC lors des tarifications
• La transmission d'une facture dans le respect des normes juridiques

Identifier les informations à communiquer

• Introduction: l'importance de la communication par écrit
• L'identification des informations nécessaires à l'équipe
• L'anticipation des besoins d'information
• La création de questionnaires de recueil des besoins d'information
• Les sources extérieures d'information
• L'identification des sources autorisées et fiables
• Les interlocuteurs externes sources d'information
• Les différents types de ressources et leur codification
• La terminologie inhérente à chaque type de ressources
• L'optimisation de l'utilisation des différents types de ressources
• Les logiques de relation entre les ressources documentaires de même type
• La synthèse des informations
• Se concentrer sur l'essentiel pour donner les bonnes informations au bon moment

Traiter l'information

• Le bon traitement de l'information
• Les méthodologies des traitement de l'information
• Les outils de gestion des mails
• L'environnement Microsoft Outlook et l'environnement Gmail
• Les fonctionnalités de Microsoft Outlook et Gmail
• L'utilisation de la messagerie Gmail de Google

Construire un support de communication

• Les logiques rédactionnelles de construction d'un support de communication
• Les logiques visuelles de construction d'un support de communication
• Les éléments définis par la Direction de la communication : la charte graphique
• Mettre en place une stratégie pour comprendre quel est le meilleur support de communication

Cartographier les acteurs et le circuit de l'information

• Les acteurs internes du circuit de l'information
• Les niveaux d'accès à l'information
• Le circuit de l'information

Diffuser l'information

• La diffusion des informations
• Les principes directeurs de la communication interne
• L'environnement informatique de gestion de l'information
• Les outils de diffusion de l'information
• Les outils de partage et d'échange d'information dans l'entreprise
• L'utilisation des outils de partage de l'information

Tracer les informations

• Introduction au suivi des informations
• Diffuser de l'information - Interface graphique
• Diffuser de l'information - Images et animation sous Powerpoint
• Le RGPD
• La qualité
• Gestion documentaire et sources d'information
• Le suivi des documents
• Le classement
• Le traitement du courrier
• Le suivi des mails
• Mettre en place une politique de gestion de nomenclatures

Conserver les informations

• Introduction : La conservation des données
• Le stockage et la sauvegarde de données
• L'archivage des données pour garder une valeur juridique

Présenter des informations à l'aide du logiciel Powerpoint

• Présentation PowerPoint
• Les bases de la mise en forme du texte
• Tableaux
• Objets graphiques
• Options de thèmes
• Mise en forme du texte
• Mise en forme des tableaux
• Objets graphiques et animations simples
• Personnalisation des objets graphiques
• Options de thèmes supplémentaires
• Options d’enregistrement et d’impression des documents 
• Options du diaporama

Accueillir un visiteur

• L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique
• L'accueil physique
• L'importance d'un premier échange
• Bien recevoir un visiteur
• Personnaliser l'accueil
• Chercher à améliorer son accueil client
• Le champ lexical à utiliser avec un visiteur
• La compréhension de la demande
• Les techniques de communication
• Les techniques de reformulation
• L'accueil téléphonique
• Comprendre et répondre en anglais : les fondamentaux
• La posture professionnelle et éthique
• Désamorcer une situation conflictuelle
• Le secret et la discrétion professionnels

Accueillir un visiteur en anglais

• Progresser en langue étrangère 
• Introducing myself
• Social skills
• Welcoming foreign visitors
• Accueil et conversation téléphonique
• Taking notes and passing on a message

Transmettre des informations oralement

• Introduction à l'importance de la prise de parole
• Comprendre comment et quand parler
• Parler sans être intimidé

Planifier les activités de l'équipe

• Introduction à la planification des éléments
• L'ordonnancement des tâches
• Comment planifier de manière optimale
• Plannings et outils de planification
• Construction d'un planning
• Les méthodes de planification traditionnelles
• Les méthodes de planification digitales
• Découverte et utilisation du Calendrier Google
• Découverte et utilisation du Calendrier Outlook
• Découverte et utilisation du Calendrier Windows
• Découverte et utilisation du Calendrier macOS
• Les points de vigilance de la planification

Optimiser et organiser les activités de l'équipe

• Intro : L'importance de l'optimisation et la gestion du temps
• La gestion du temps
• Organiser les journées de ses managers
• Comment organiser la prise de rendez-vous de manière manuelle
• Comment organiser la prise de rendez-vous à l'aide d'une solution digitale

S'organiser en équipe avec Trello

• Découverte des offres Trello
• Créer un compte Trello
• Configurer un espace de travail
• Contenu d'un projet Trello
• Les niveaux de visibilité d'un tableau
• Inviter un membre à un tableau
• Ajouter un membre à une carte
• Gérer les membres d'un espace de travail
• Paramétrer un tableau
• Gérer les listes
• Les actions de la carte
• Créer une checklist
• Suivre l'avancement d'une checklist
• Découvrir les Power-ups
• Utiliser un Power-up : Google Drive

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Gérer les achats

• Introduction : l'importance de gérer ses achats
• Le lexique de la gestion des achats
• Connaître son portefeuille d'achat
• Connaître et comprendre les budgétisations
• Les principales nécessités d'achat en agence de communication
• Optimiser ses commandes
• Effectuer un contrôle des achats
• Contrôler et maîtriser le risque
• Comprendre les principes de rentabilité comptable
• Comprendre les principes de rentabilité fiscale

Gérer l'administration des ventes

• Introduction : la gestion de l'administration des ventes
• Le lexique de la gestion des ventes
• Rédiger une proposition commerciale
• Gérer et maîtriser un devis
• Que contient une facture et comment la créer ?
• Gérer et maîtriser une facture
• Assister aux rendez-vous commerciaux
• Les fondamentaux du droit commercial
• Qu'est-ce qu'un CRM
• Apprendre à utiliser un CRM
• Utiliser le CRM pour gérer l'administration des ventes

Répondre aux attentes des clients

• Introduction à l'importance des clients
• Bien comprendre les demandes d'un client
• L'organisation de la prospection clientèle
• La détection, analyse et suivi des appels d'offres
• La communication avec des acteurs internes, avec les prospects, les clients et les pouvoirs adjudicateurs
• Accueil, information et conseils
• Communication pour développer la relation client
• Comprendre à qui rediriger les différentes demandes spécifiques des clients.
• Traiter les demandes des clients au téléphone
• Traiter les demandes des clients par mail
• Traiter les demandes des clients en présentiel
• L'écoute active
• La recherche de solution dans le respect des principes et procédures de l'entreprise
• La validation de la solution proposée au client
• Les informations inhérentes à la réclamation à consigner dans la fiche client

Construire un tableau de gestion commerciale avec Microsoft Excel

• Généralités sur l’environnement Excel 
• Gestion de la mise en page
• Calculs
• Les formules de bases
• Mise en forme des cellules
• Utilisation des outils de tris et de filtres
• Les objets graphiques simples
• Exercices d'application Niveau 1& 2
• Navigation dans l'environnement et collages spéciaux
• Options d’enregistrement et d’impression
• Formules fréquentes
• Méthodes de calculs 
• Amélioration de la mise en forme et révision des cellules
• Création de tableau, gestion des images et objets graphiques
• Mise en forme des graphiques
• Lecture d'un tableau croisé dynamique
• Utilisation des outils de tri et d'analyse
• Exercices d'application Niveau 3  

Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité

• La mise en oeuvre des tableaux de bord
• La construction d'un tableau de bord opérationnel

Gérer le volet administratif des collaborateurs

• L'organisation de la fonction RH
• Les défis de la fonction RH
• La mise en place et la communication des procédures RH
• Le lexique des ressources humaines
• Suivi des formalités et procédures d'embauche et de départ
• Organisation et suivi des dossiers du personnel
• Gestion du temps de travail, des absences et des congés
• Produire des DPAE
• Produire des Soldes de tout compte
• Suivre la gestion des DSN et des paies
• Mettre en place des solutions permettant de suivre les deadlines liées à la médecine du travail
• Réaliser un document de suivi de mission
• Organiser les entretiens de fin d'année
• Favoriser l'expérience collaborateur