Ce que vous saurez faire
Cette formation prépare au Titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative – RNCP 41239, certification de niveau 4, équivalent Bac. À l'issue de la formation, le candidat sera capable d'assurer l'accueil physique et à distance ainsi que la gestion administrative d'une structure, tous secteurs d'activité confondus, en mobilisant des compétences techniques, relationnelles et numériques adaptées aux enjeux contemporains des organisations.
La formation vise notamment à permettre au candidat de :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et à distance (visio) d'une structure, en adaptant sa communication aux différents interlocuteurs, y compris en anglais et auprès de publics en situation de handicap.
- Gérer des situations d'accueil complexes ou conflictuelles, en identifiant les besoins des interlocuteurs et en apportant une réponse ou une orientation adaptée.
- Traiter et orienter les flux d'informations internes et externes, à l'écrit comme à l'oral, en garantissant la fiabilité et la confidentialité des échanges.
- Prendre en charge les activités administratives courantes d'une structure : rédaction de documents, organisation de réunions, gestion des plannings, des rendez-vous et des commandes.
- Collecter, constituer, traiter et organiser le suivi des dossiers administratifs, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur, notamment du RGPD.
- Communiquer les informations adéquates aux interlocuteurs externes et rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
- Mobiliser les outils numériques, bureautiques et d'intelligence artificielle nécessaires à l'automatisation de certaines tâches, dans une logique de gain de productivité, de qualité et de délais.
- Inscrire sa pratique professionnelle dans une démarche de responsabilité sociétale (RSE), intégrant les enjeux de transition écologique et d'inclusion.
Cette action de formation a pour objectif final de préparer le candidat à la validation totale ou partielle du titre professionnel, par la constitution des productions attendues, la préparation au dossier professionnel et l'entraînement aux épreuves de certification (mise en situation professionnelle, entretien technique, questionnement à partir de production).
Le déroulé, étape par étape
Le parcours est construit de façon progressive afin de permettre l'acquisition des compétences du titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative. Il alterne apports théoriques, ateliers pratiques, mises en situation professionnelle, productions écrites et évaluations intermédiaires.
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique
Le candidat apprend à recevoir, informer et orienter les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques, en gérant plusieurs canaux simultanément et en rédigeant des messages professionnels à partir de prises de notes.
Évaluation intermédiaire : mise en situation d'accueil avec retour individualisé.
2. Gérer des situations d'accueil complexes
Le candidat travaille l'identification et la gestion de situations difficiles (interlocuteurs mécontents, publics en situation de handicap, contextes multiculturels), en adaptant sa communication, y compris en anglais d'accueil.
Évaluation intermédiaire : simulation de situation complexe avec analyse des choix comportementaux.
3. Traiter les flux d'information internes et externes
Le candidat apprend à réceptionner, trier et transmettre les informations reçues via différents canaux, dans le respect du RGPD, en mobilisant des outils numériques et d'intelligence artificielle.
Évaluation intermédiaire : exercice pratique de traitement de flux d'information.
4. Prendre en charge les activités administratives courantes
Le candidat conçoit des documents professionnels, planifie réunions et rendez-vous, et gère des commandes courantes à l'aide des outils bureautiques adaptés.
Évaluation intermédiaire : production administrative évaluée selon une grille de critères.
5. Assurer le traitement administratif des dossiers
Le candidat apprend à collecter, constituer, traiter et suivre un dossier administratif selon les procédures en vigueur, et à communiquer les informations aux interlocuteurs internes et externes.
Évaluation intermédiaire : présentation du dossier traité avec retour sur la méthode.
6. Traiter les réclamations et s'inscrire dans une démarche qualité
Le candidat s'entraîne à recevoir, analyser et répondre à une réclamation courante, en proposant une solution adaptée. Il situe son activité dans le cadre réglementaire (RGPD, accessibilité, confidentialité) et prépare les productions nécessaires à la certification.
Évaluation finale de préparation : mise en situation professionnelle blanche en conditions proches de l'examen.
À la fin de la formation
À l'issue du parcours, le candidat est préparé au passage du Titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative – RNCP 41239, certification de niveau 4, équivalent Bac. La formation vise l'acquisition des compétences nécessaires pour assurer l'accueil physique et à distance, gérer des situations d'accueil complexes, traiter les flux d'information, prendre en charge les activités administratives courantes et assurer le suivi de dossiers administratifs, dans le respect du cadre réglementaire et des exigences de qualité.
Le candidat constitue progressivement les productions nécessaires à la certification : dossier professionnel, preuves de mise en situation, supports et documents administratifs réalisés en formation, ainsi qu'une analyse de sa pratique professionnelle.
En fin de parcours (la dernière semaine de formation prévue dans le planning), le candidat présente les épreuves prévues par le référentiel de certification devant un jury composé de professionnels habilités. L'examen s'appuie notamment sur une mise en situation professionnelle, un dossier professionnel et un entretien final avec le jury permettant de vérifier la maîtrise des compétences du titre.
La validation peut être totale ou partielle. En cas de validation totale, le candidat obtient le Titre professionnel Chargé d'accueil et de gestion administrative. En cas de validation partielle, le candidat obtient un ou plusieurs certificats de compétences professionnelles (CCP) et peut compléter ultérieurement son parcours afin de viser l'obtention complète du titre.
Le RNCP précise que les CCP peuvent être validés indépendamment et que le titre couvre notamment l'accueil, le traitement de l'information, la gestion administrative courante et le suivi de dossiers, dans une logique d'autonomie, de fiabilité et de responsabilité professionnelle du chargé d'accueil et de gestion administrative.
Selon l’organisme
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- Chiffres de la certification précédente (Secrétaire assistante).
Où se déroule la formation
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