Chargé d'accueil et de gestion administrative

Stage en entreprise

• Un stage conventionné d'une durée de 4 semaines
• Un point entre tuteur, formateur référent et stagiaire est organisé en milieu de stage
• Un livret de suivi en entreprise accompagne l'apprenant
• Le candidat réalise une analyse de pratique orale en fin de stage

Programme de formation

Accueil physique et téléphonique

• Règles de l'accueil physique
• Communication par téléphone
• Accueil en français ou en anglais
• Prise de notes et transmission de messages
• Gestion des situations complexes

Organisation des activités

• Gestion de calendriers numériques
• Partage de calendriers numériques
• Organisation de réunions présentielles ou virtuelles
• Gestion numérique des tâches
• Gestion des contacts et groupes de contacts

Organisation du travail

• Principes et utilités
• Tri et qualification
• Règles de conservation des données
• Gestion électronique des documents
• Plan de classement et d'archivage

Documents professionnels

• Courrier
• Publipostage
• Compte rendu
• Document long, style et sommaire

Présentation et diaporama

• Création et disposition de diapositives
• Insertion d'image et de schéma
• Diaporama animé

Tableaux de bord

• Rappel sur les principales règles mathématiques : pourcentage, calcul d'évolution
• Utilisation d'un tableur
• Calculs de base +-*/%
• Références absolues
• Conception et analyse de tableaux de bord
• Graphiques

Techniques de recherche d'emploi

• Stratégie recherche d'emploi
• Conception d'un CV percutant
• Lettre de motivation
• Sites web et agrégateurs
• Réseaux de contacts
• Entretien d'embauche

Validation partielle ou totale du Titre Professionnel de chargé d'accueil et de gestion administrative, articulé autours de deux CCP :

• CCP1 : Assurer les activités d'accueil d'une structure
• CCP2 : Gérer les activités administratives d'une structure

L'examen se déroule à la fin du parcours de formation. Examen final : Vous recevez une convocation à l'examen finale au minimum 1 mois avant votre passage, qui se déroule dans nos locaux. Les jurys d'examen sont sollicités depuis la liste d'habilitation mise à disposition sur CERES. Déroulement de l'examen : L'enveloppe de DTE, envoyée par la DREETS par courrier, est ouverte par les membres du jury devant un candidat (preuve de courrier scellé). Mise en situation professionnelle : 02 h 25 min

La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive : 1ère partie : mise en situation écrite (durée 1 h 45) À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. A partir d'une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l'attention d'un destinataire cible. 2ème partie : mise en situation orale (durée 40 minutes dont 10 minutes de préparation) À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 30 minutes pour :

• accueillir un visiteur et un collaborateur,
• traiter deux appels téléphoniques,
• rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d'accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié. Entretien technique : 00 h 10 min

Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l'accueil ». Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min

Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence "Assurer le traitement administratif des dossiers". Entretien final : 00 h 15 min

Y compris le temps d'échange avec le candidat sur le dossier professionnel.

Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits. Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 03 h 00 min

Le résultat de cet examen vous sera communiqué directement par la DREETS.

• Entretiens de suivi pédagogique réguliers avec le formateur référent
• Entretiens d'évolution professionnelle réguliers avec le formateur référent
• Cinq examens blancs sont organisés en présentiel